Cuando tener el buzón lleno de ‘mails’ se convierte en una ventaja #LaAnet

Sí, es una auténtica pesadilla. Abrir el programa de correo por las mañanas en el ordenador se ha convertido en un pequeño calvario por el que hay que pasar día a día y es inevitable sentir un sudor frío al comprobar que, tras el fin de semana, son hasta cientos los mails que nos esperan ansiosos de ser leídos. Muchos de ellos innecesarios, casi se podría decir que la mayoría, y sin embargo, es necesario lidiar con todos ellos.

Las reglas de correo o las múltiples alternativas que se han planteado desde estas líneas pueden servir para comenzar a poner coto a este caos cotidiano. Es el famoso mantra del inbox zero, o lo que es lo mismo, lograr poner a cero la bandeja de entrada como paradigma de la productividad. Son múltiples las anécdotas de desesperados directivos que hacen lo imposible por lograr luchar contra esta lacra, como aquel CEO que se despertaba de madrugada el domingo para poder responder a todos los correos que habían quedado pendientes de la semana anterior. Sin embargo, una pareja de emprendedoras ha hecho suya la máxima de “si no puedes con tu enemigo, únete a él”. Y no les va mal.

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¿Poner a cero la bandeja de entrada? Al contrario, vamos a probar a añadir todavía más correos al caos. Erica Cerulo, fundadora de Of a Kind, una exitosa startup dedicada a la venta de ropa y complementos junto con su alma gemela Claire Mazur, ha claudicado de forma oficial a esta máxima: en su empresa no se intentará acabar con la sobrecarga de correos electrónicos.

El correo como eje de comunicación de la empresa
Hay que reconocer en su favor que esta lucha por conseguir poner a cero el odioso indicador de mails es costosa y lleva tiempo y dinero. Ambas empresarias eran amigas de la universidad y fue en una noche regada de cervezas donde alumbraron el proyecto que hoy les da de comer. Rescatamos este dato porque en ellas la comunicación ha sido siempre un elemento fundamental y vertebrador no sólo en su relación personal, sino también bien impregnada en el espíritu de la empresa.

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Al igual que cualquiera que se enfrenta a un negocio en movimiento, las bandejas de entrada de ambas empresarias pronto comenzaron a padecer los excesos de este canal de comunicación tan demonizado como sobreutilizado. La angustia empezó a adueñarse de Cerulo, que veía cómo al finalizar la jornada se iba dejando decenas y decenas de mails en negrita. La primera reacción fue la de siempre: me quedo más tiempo e intentó dejar esto a cero. Pero pronto descubrió que aquella era una batalla perdida.

Los e-mails son como las carreteras y los coches: no importa cuántos carriles adicionales se construyan en una autopista, que en algún momento siempre se encontrará saturada. Y no perdieron el tiempo en disquisiciones: si no puedes con tu enemigo, únete a él. Cerulo decidió que el correo electrónico sería el eje de la comunicación de la empresa.
Así, mientras una corriente imperante ha declarado la guerra al abuso del e-mail evitando al máximo su utilización y los detestables CC, estas dos emprendedoras han decidido ponerse en copia de absolutamente todo lo que reciba cada una. ¿Una locura? Es posible, pero no les va mal. “A nosotras este sistema nos funciona”, explica Cerulo. Pero que nadie piense en una rendición sin condiciones: estas emprendedoras se han aliado con el que era su enemigo y lo han transformado en una herramienta al servicio de la productividad.

Todo, siempre, va con copia
Su sistema parte de un principio fundamental: la mutua comunicación, pero que alcanza incluso a los detalles más insignificantes. Todos los correos que ambas escriben van con copia y de esta manera están al corriente en todo momento de lo que acontece en la empresa.
Esta sobrecomunicación sólo se entiende en una relación excelente entre ambas que trasciende lo laboral. Hay que recordar que en su amistad los primeros mimbres del negocio fueron trabajados en un intenso intercambio de correos en apenas 12 horas. De alguna manera el e-mail estaba ya impregnado en sus vidas.

Este caos en el que se les amontonan los correos les ahorra tiempo y, paradójicamente, estrés: el hecho de contar en todo momento con toda la información de su creciente negocio evita las llamadas entre ellas o las dudas del clásico “¿te acordaste de llamar al proveedor?”. Ambas lo saben todo, y en todo momento. Pero que nadie crea que las bandejas de entrada de estas dos empresarias son una sima insondable en la que nadie sabe muy bien qué se oculta en el fondo. Of a Kind emplea GMail como solución para todo, y dentro del servicio una curiosa herramienta bautizada como Streak.

Esta herramienta les permite gestionar los correos como tareas y proyectos y hacer un seguimiento de todo. Vamos, que caos, pero no tanto. Ambas socias se reparten el trabajo de gestionar el correo: una los categoriza y marca (archivando o borrando si es el caso), mientras que la otra se encarga de contestar o gestionar el contenido. Y con copia, claro.

Hablar de correo electrónico en su firma no es algo riguroso, puesto que para estas dos neoyorquinas el e-mail es el centro de actividad de su negocio y no lo cambiarían por nada. Los correos que se acumulan no son ya una pesadez a la que hacer frente, sino el síntoma de salud de un negocio que se mueve. Y por otro lado, el planteamiento que defiende Of a Kind reside en emplear el e-mail mucho más allá de un medio de comunicación, como una suerte de gestor de tareas, proyectos y CRM, que vertebra el funcionamiento de la empresa a un coste muy asequible, además.

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