Deja ya de mirar tu correo electrónico: malgastas la cuarta parte del día (laboral)

En la pantalla de tu ordenador un pequeño aviso salta indicando que has recibido un nuevo correo electrónico. Al mismo tiempo, otra ventana se ilumina porque has recibido respuesta a un mensaje privado en una red social. Y, de improviso, por si fuera poco, tu teléfono móvil vibra anunciando la llegada de una nueva comunicación. Tres señales que reclaman tu atención al mismo tiempo, y que salvo que tengas tres cerebros y seis manos, es imposible dar respuesta de manera inmediata.

Un gran número de trabajadores saben que el círculo de consulta y respuesta del correo electrónico crece de manera exponencial. En ocasiones, responder a un mensaje significa recibir otros dos; comenzar una conversación marca un punto de inicio pero nunca de final; y, en definitiva, perdemos más horas al día realizando gestiones a través de nuestro correo electrónico que llevando a cabo las funciones que nuestro trabajo nos exige, por mucho que estas pasen por mantener este tipo de comunicaciones.

Según un estudio realizado por el Instituto McKinsey Global, la mayor parte de trabajadores de los considerados como trabajos de conocimiento pasan alrededor del 28% de su jornada laboral consultando el correo electrónico. Una de las razones por las que esto ocurre no es tanto porque dependamos de la consulta constante de nuestros e-mails para desarrollar nuestro trabajo, sino más bien porque no somos capaces de organizarnos debidamente. Por eso mismo, el Instituto propone algunos consejos para mejorar nuestra gestión de correo electrónico y, de esa forma, aumentar nuestra productividad y calidad en el trabajo.

–No mires continuamente el correo electrónico. Hay dos factores que, ante todo, nos llevan a consultar sin parar nuestra bandeja de entrada. El primero es que somos unos fieles adictos a la novedad: si nada parece estar ocurriendo en la oficina, quizá un nuevo correo electrónico cambie un poco las cosas. Además, si estamos pendientes de que alguien nos responda, es natural que queramos saber su opinión con toda la premura posible. La segunda razón es que se trata de una de las distracciones en las que podemos incurrir de manera más justificada, puesto que, al fin y al cabo, “es trabajo”, a pesar de que utilizando nuestra cuenta de empresa gestionemos también nuestras relaciones con familia, amigos o novias.

–Acostumbra a la gente con la que te comunicas. Recibir una respuesta instantánea, completa y cortés es lo máximo a lo que aspiramos cuando enviamos un correo electrónico. Sin embargo, tarde o temprano, debemos darnos cuenta de que mantener ese nivel de actividad sólo conduce a que pasemos nuestra jornada laboral atendiendo e-mails, algo tremendamente improductivo a la larga. Intenta no decepcionar a los clientes: si saben que tus respuestas serán instantáneas, el día que no lo sean, se sentirán defraudados. Si, desde un primer momento, saben que tienes mucho trabajo y no puedes estar continuamente consultando el correo, acatarán las normas y no se sentirán ansiosos si no reciben lo esperado, especialmente si esto no es urgente.

–Comunícate en el momento preciso. Al igual que ocurre con los medios de comunicación o las páginas de Internet, hay momentos del día en los que es más probable que se lea un correo electrónico que otros. Aún más: es más probable recibir una contestación en determinadas horas (por ejemplo, por la mañana) que en otras (por la noche), en cuyo caso serán respondidos de manera apresurada y poco útil, si es que recibes alguna respuesta. Así que intenta consultar y responder el correo cuando todo el mundo lo hace.

–Organízate (pero no demasiado). En algunas ocasiones, el número de correos electrónicos recibidos puede ser exagerado, y la mayor parte de ellos no son más que spam o promociones. Transitar a través de una bandeja de entrada repleta de mensajes inútiles que se combinan con los que realmente merecen atención es tan complicado como encontrar una aguja en un pajar: clasifica los correos, crea carpetas prioritarias, establece filtros de spam y realiza limpiezas para evitar que miles de mensajes sin leer se acumulen en la bandeja de entrada. Pero tampoco te pases, porque obsesionarse con el control de los correos recibidos puede provocar todo lo contrario, que nos pasemos el día organizando spam y dejando sin atender los asuntos realmente importantes.

–Elimina las notificaciones innecesarias. Si has configurado tus redes sociales para recibir un correo electrónico cada vez que alguien te cita o escribe en tu muro, si te has suscrito a todas las páginas web de promociones comerciales habidas y por haber y si recibes actualizaciones al minuto de todos los grandes medios, tienes un problema, y es que probablemente estés recibiendo más correos electrónicos al día de los que puedes gestionar. Así pues, recapacita antes de realizar una nueva suscripción y piensa si no será interesante abandonar alguno de los grupos de discusión que ya no visitas pero que siguen enviándote notificaciones casi a diario.

–Los correos no se autodestruyen en cinco segundos. Al más pintado le ha ocurrido en un momento u otro de la vida: uno recibe un mensaje electrónico que requiere respuesta, pero tiene que salir corriendo o lo ha visto en un lugar (el autobús, el coche) en el que resulta complicado responder. No hay que sulfurarse y perder los papeles, sino relajarse y pensar que, aunque el emisor no reciba respuesta en los cinco minutos siguientes, el mundo no se va a acabar.

–Céntrate. Si te gusta irte por las ramas, tu destinatario también lo hará. Si eres concreto con tus exigencias y opiniones, recibirás una respuesta semejante. A veces es muy divertido charlar con un amigo a través del correo electrónico, preguntarle por su familia y por lo que opina de determinado libro que acabas de terminar de leer, pero muchas veces es poco productivo: si se trabaja, se trabaja, y es preferible dejar otras cuestiones para más tarde. Además, todos conocemos esa frustrante sensación de tener que contestar a un correo poco claro que enuncia un montón de cuestiones de diferente índole a las que hay que dar respuesta como si de una entrevista se tratase.

–Ponte límites. El número de e-mails que uno puede mandar es, virtualmente, infinito. Siempre quedará alguien por saludar, por agradecer o por conocer, pero lo importante es establecer unas prioridades que no nos lleven a pasar todo el día enviando correos. ¿De verdad es necesario abrir la caja de los truenos y recordarle en este preciso momento a tu amigo de la infancia lo mucho que le echas de menos? ¿No sería mejor dejarlo para otro momento o, mejor, llamarlo desde casa? Una de las sensaciones más molestas de esta vida moderna que nos sitúa continuamente frente a la bandeja de entrada del correo, es que siempre parece que falta algo por hacer antes de ponernos a hacer otras cosas. En ocasiones, no es así: saber cuándo terminar es clave para limitar nuestro tiempo frente a ese exigente listado de correos que reclaman nuestra atención sin parar.

[Via ElConfidencial]

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