“Mejor mándame un correo, no me llames ” #LaAnet #enviaemail

Nos ha pasado un montón de veces. Vamos en el coche con el manos libres y la cabeza llena de asuntos pendientes, y para variar, con prisas. Uno no sabe muy bien por qué, pero las llamadas de teléfono siempre entran en el peor momento. Una ley de Murphy difícilmente demostrable científicamente pero que se nos antoja tan real como la certeza de que al día siguiente también amanecerá.

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¡Ring, ring! Oh no. “Buenos días, te llamaba para comentarte que la reunión se ha pospuesto al miércoles a las 9, y por cierto, al final serán 200 las unidades del pedido”. Nuestra cabeza digiere este información mientras sorteamos el pesado tráfico. El estrés se dispara al recibir una segunda llamada de similares características.

¿Y no sería mejor facilitar toda esa información en un email? Sí, todo es cuestión de hábitos y manías de cada uno, lo que sucede es que al final nos vemos arrastrados por ellas. A esta interesante reflexión ha llegado Jason DeMers en Forbes y el asunto tiene su miga. ¿Es mejor llamar por teléfono o enviar un correo para comunicar algo?

Como siempre, no hay una respuesta concluyente y depende de para qué. Sin embargo, cada vez son más los que defienden el empleo del correo electrónico frente a la llamada telefónica, y eso que se trata de un medio que últimamente está en entredicho, curiosamente, también por el abuso que se hace del mismo.

Las ventajas del ‘email’ vs. una llamada de teléfono
Pues bien, ahora nos situamos en el otro extremo, el de los usuarios que se empeñan en comunicar todo, absolutamente todo, mediante una llamada telefónica, que como en el ejemplo que hemos citado antes, es fácil que nos pille ocupados o sin manera de tomar nota de lo explicado. DeMers es un fiel defensor del correo electrónico como única manera de comunicarse, aunque en su caso lleva esta defensa al extremo: pide a todo su entorno que únicamente se comunique con él mediante el email. ¿Cuáles son las ventajas de esta forma de comunicación frente a la llamada intempestiva y nunca prevista? Podemos resumirlas en las siguientes:

Calidad de gestión: la llamada telefónica no deja de ser un recuerdo más en nuestra ya atareada cabeza y nos deposita una información de gran valor en un momento en el que tal vez no seamos capaces de retener todos los detalles. El email es un texto escrito en el que más bien que mal, el remitente expresa un contenido que queda ahí que luego puede ser atendido, y esto es muy importante, cuando el destinatario puede ofrecer el máximo de atención. En definitiva, la llamada nos llega cuando desea el interlocutor, y el correo lo atendemos cuando mejor nos viene. Este matiz marca, a la postre, toda la diferencia.

Precisión del contenido: los que trabajen en una empresa que recoja pedidos con frecuencia, conocerán bien la importancia de dejar todo por escrito. El “yo te pedí dos tubos referencia xxxx” al documento que prueba lo que realmente se pidió hay un abismo en el que podemos perder mucho dinero, pero sobre todo, tiempo.

No se pierde el tiempo en divagaciones: sí, es evidente que este punto puede interpretarse de una manera inversa al considerarse que el contacto personal alimenta la relación emocional con el cliente, pero lo cierto es que dependiendo de la persona, el “qué tal la familia” puede estirarse de forma indefinida y una llamada en la que quiere comunicarse un dato concreto, puede dilatarse durante diez o quince minutos.

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Ayuda a la estructuración del contenido: ¿Quién no ha hablado alguna vez con un interlocutor que va soltando las ideas a medida que le pasan por la cabeza? El temido “¡Ah! y antes de que se me olvide”, puede ser un auténtico quebradero de cabeza para el receptor de la llamada que tiene que componer en su cerebro el caos informativo que le llega del otro lado de la línea.

Reduce el estrés: Tal cual. Todo lo expuesto con anterioridad nos da una buena idea de la diferencia de esfuerzo que requiere la atención de una llamada de teléfono a la organización estructurada y bajo nuestro control del correo electrónico.

Y otro tanto podríamos decir de los WhatsApp. Que levante la mano el primero que confirme que no tiene a alguien en su agenda de contactos que agarra el móvil a una hora determinada del día y nos acribilla a mensajes interminables con contenido de interés que debemos gestionar en el momento.

En definitiva, una llamada debe realizarse únicamente para comunicarse algo que requiere una atención inmediata y a poder ser, precedida de un “¿puedes atenderme ahora?”, mientras que el resto de las comunicaciones, mejor que queden por escrito y a la espera de respuesta.

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Ahora es tu turno

¿Qué prefieres, que te llamen, que te envíen un mail o que te envíen un whatsapp?

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